¿Cómo imprimir desde la nube?

Desde hace mucho tiempo la gente se pregunta, ¿no sería genial que pudieras imprimir tus documentos desde cualquiera de tus dispositivos (ordenador, móvil, tableta) hacia cualquiera de tus impresoras, en cualquier momento? Tenemos buenas noticias, hoy en día esto es posible y cada vez se hace más sencillo. Las tecnologías para imprimir a la distancia se van actualizando de forma maravillosa.

¿Por qué te conviene imprimir así?

Cuando mantienes un buen flujo de trabajo que puedes combinar con trucos prácticos en tu ordenador, tu vida se hace mucho más fácil. Por eso en este artículo nos vamos a enfocar en el servicio más utilizado para impresiones desde la nube: Google Cloud Print.

Una vez que aprendas sobre este sistema y lo configures a tu manera, serás capaz de imprimir desde cualquiera de tus dispositivos sin tener que pasar por un montón de pasos tediosos.

En otras palabras, si tienes un documento en tu teléfono, no tendrás que enviarlo a otro lado, copiarlo en tu cuenta de Dropbox, ir al ordenador, meterte en tu cuenta, guardarlo y enviarlo a tu impresora. Ahora, simplemente dirás “quiero imprimir esto” y al estar configurado para hacerlo desde la nube, se entregará directamente desde tu teléfono a la impresora, sin importar dónde estés.

Durante mucho tiempo, sabemos que imprimir desde un ordenador no es una tarea tan simple. Por eso los servicios de impresión desde la nube han traído esa facilidad de hacerlo posible con tan solo un clic, desde cualquier lugar y cualquier dispositivo.

¿Qué necesitas?

En el caso de Google Cloud Print, que es el que vamos a desglosar de ahora en adelante, necesitas tres elementos:

  • Una cuenta de Google
  • Una impresora que soporte impresión desde la nube y compatible con Chrome
  • Un dispositivo capaz de imprimir desde la nube (un teléfono Android, un dispositivo iOS o una laptop)

Digamos que los dos factores que hacen posible la impresión desde la nube en este caso serían tu cuenta de Google y los servidores de Cloud Print. A partir de ahí, todo dependerá de cómo hagas tu configuración personal. Si tienes una impresora actualizada que soporte este tipo de impresiones, no necesitarás que tu ordenador haga el trabajo de un servidor.

Esto quiere decir que en caso de no tener una impresora que soporte Cloud Print, necesitarás tener en todo momento un ordenador conectado para que pueda recibir y enviar las impresiones que vienen desde la nube.

El componente final es el dispositivo que deseas configurar y vincular a tu impresora. Este debe ser móvil, porque después de todo, los ordenadores de escritorio generalmente ya están listos para conectarse a las impresoras a través de los métodos tradicionales.

¿Cómo configurar las impresoras para imprimir desde la nube?

Lo más recomendable es que el dispositivo sea compatible con esta tecnología. De esa forma, la configuración se hará mucho más llevadera y sencilla, porque solo se trataría de conectar las piezas correspondientes y entrar a las opciones avanzadas directamente en el panel de la impresora.

En caso de que no tengas una de estas impresoras, tendrás que seguir varios pasos adicionales para completar la configuración. Para eso necesitarás una computadora que esté:

  1. Siempre encendida cada vez que quieras imprimir
  2. Con Google Chrome instalado
  3. Vinculada directamente a la impresora

Un detalle importante es que antes de configurar este sistema, te vayas al panel de control, selecciones “Dispositivos e impresoras” y quites cualquier driver de otros antiguos modelos instalados anteriormente.

Por ejemplo, si tenías una impresora que ya está obsoleta o que se te ha averiado y aún la tienes en el panel de control, terminará anotada también en tu cuenta de Cloud Print, quedando inutilizable y causando posibles confusiones.

Si quieres optar por Google Cloud Print sin una impresora que lo soporte directamente, primero debes habilitar su instalación en el navegador Google Chrome. Esto le permitirá actuar como el principal servidor para este servicio y enviar los documentos a las impresoras que tú configures.

Ahora debes ir al botón de Menu que está en la parte superior derecha de la interfaz de Chrome y elegir Herramientas. Dentro de este panel baja hacia donde dice “Mostrar opciones avanzadas”. Cuando estas se muestren, busca la opción llamada “Google Cloud Print”.

Si aún no estás registrado a tu cuenta de Google dentro de Chrome, el botón dirá “Iniciar sesión en Google Cloud Print”. Si ya estás dentro de tu cuenta, el botón te dirá directamente “Agregar impresoras”. Debes buscar seleccionar esta última opción y asegurarte de activar la continuidad de las aplicaciones de Chrome para que la impresora pueda imprimir aun cuando no estás utilizando activamente el navegador.

Después de seleccionar “Agregar impresoras” se te presentará una pantalla de confirmación que te indica que no debes necesariamente cumplir con este paso para usar el servicio de Cloud Print. Esto es cierto, pero de no hacerlo estarías limitando en varias formas las funciones, así que es recomendable realizarlo.

Selecciona el botón azul de “Agregar impresoras” para continuar y automáticamente agregará todas las impresoras disponibles en tu ordenador hacia la cuenta de Google Cloud Print. Es importante solo hacer esto en un mismo computador que pueda acceder a las impresoras, porque de otra forma podrías hacer un desorden y duplicar los dispositivos vinculados.

Una vez que ya estén todas agregadas, puedes verlas y gestionarlas visitando este link: https://www.google.com/cloudprint#printers

Hay dos cosas que debes tomar en cuenta luego de seguir estos pasos. Verás que al lado de cada impresora agregada en el sistema hay botones que indican si son compartidas o si eres el dueño, esto es porque Cloud Print hace sencilla la función de compartir impresoras con otras personas, así como compartes documentos en Google Docs.

En vez de tener que hacer una instalación compleja, simplemente puedes darle acceso a un amigo a tu cuenta, dándole permiso para usar tu impresora. Las que son compartidas contigo aparecerán etiquetadas con el nombre de su dueño.

Finalmente, ¿cómo puedo imprimir desde la nube?

Ahora que tienes acceso a la nube con Cloud Print, debes atender a la parte más importante: enviar tus documentos de los dispositivos a las impresoras.

Si vas a imprimir desde una App de Google usando este servicio, será mucho más fácil. Sin importar si estás usando la aplicación de Google Drive en Android o la de Gmail en iOS, o simplemente has iniciado sesión en la herramienta web en tu computadora, puedes enviar la impresión directamente.

Todo lo que debes hacer es abrir el documento en la aplicación, ir al menú en la parte superior y seleccionar “Imprimir”, seleccionar la impresora, ver si la configuración coincide con lo que estás buscando y finalmente enviarla. Es un proceso bastante rápido.

Si no estás imprimiendo directamente desde una app de Google o desde Google Chrome con la sincronización de cuentas activada, necesitarás una aplicación que te sirva de apoyo. Estas están disponibles para Android, iOS, Windows y OS X y se encargan de ampliar las funcionalidades de impresión para que funcionen con cualquier sistema. Sirven como una plataforma donde se pueden abrir documentos desde su dispositivo y enviarlos a la impresora en la nube.

Puedes consultar la lista de aplicaciones en la sección Google Apps admitidas de Google Cloud Print entrando aquí: https://www.google.com/cloudprint/learn/apps/ y así obtener la aplicación más adecuada para tu sistema.

Una vez que hayas completado el proceso de configuración, tu cuenta de Cloud Print tendrá un potencial enorme. Puedes compartir impresoras con amigos cuando quieras para obtener documentos en físico o tener una impresora instalada en casa de tus familiares para enviarse fotos.

En conclusión, Google Cloud Print es el servicio más común, aunque también existe otro sistema que es el predilecto de los usuarios iOS, llamado AirPrint. Si eres usuario de un dispositivo Apple y quieres saber si tu impresora es compatible con esta herramienta, ingresa en este link: http://support.apple.com/kb/ht4356 y ubica tu modelo correspondiente en la lista. Las condiciones de instalación y configuración son bastante similares al igual que sus beneficios.

Las impresoras son dispositivos muy necesarios en muchas circunstancias. Si eres un estudiante o trabajas desde casa, sabes cuán necesario es contar con un sistema que te facilite imprimir rápidamente. La buena noticia es que quienes desean evitarse el tedioso trabajo de instalación y siempre tener que contar con un ordenador cerca de la impresora, ahora se ahorrará una buena cantidad de pasos simplemente haciendo todo desde la nube.