¿Por qué utilizar un servicio de impresión gestionado (MPS)?. En 2024

Contenido

Servicio de impresión administrado frente a administrar su propia impresión
Compre ahora, ahorre más tarde
Renting de impresoras frente a su compra
Pros y contras del Renting o alquiler de impresoras
- ✅ Pros de un MPS (Servicio de Impresión Gestionado):
- ⛔ Contras del MPS (Servicio de Impresión Gestionado):
Pros y contras de comprar TU propia impresora
- ✅ Pros de comprar tu propia impresora:
- ⛔ Contras de comprar tu propia impresora:

Los servicios de impresión gestionados son cada vez más comunes en las oficinas gubernamentales, escuelas, empresas e incluso en el sistema de salud. Se argumenta que esta modalidad es una forma más eficiente de administrar los costos de impresión y que elegir un proveedor de impresoras que se encargue del mantenimiento puede resultar en ahorros. Sin embargo, ¿realmente vale la pena? ¿Será que el argumento de la conveniencia simplemente oculta la falta de control de los gerentes de oficina sobre sus gastos de impresión?

Servicio de impresión administrado frente a administrar su propia impresión

El año pasado, se presentaron varias solicitudes de acceso a la información a los consejos de los condados, preguntando sobre sus gastos en consumibles para impresoras. La mayoría de los encuestados revelaron que utilizaban servicios de impresión gestionados (MPS) para obtener cartuchos originales. Los datos revelaron cifras impactantes, ya que los consejos estaban gastando cantidades exorbitantes en cartuchos de tóner de repuesto. En algunos casos, estos gastos superaron el millón de libras esterlinas en los últimos tres años.

En realidad, estos montos no deberían ser tan elevados. Al optar por administrar el reemplazo de los cartuchos de tinta y tóner, es posible ahorrar miles y miles de libras. En algunos casos, estos ahorros podrían equivaler a mantener puestos de trabajo. En el pasado, he abordado la preocupación que muchos tienen acerca de utilizar productos compatibles, y he presentado evidencia que demuestra lo erróneo de este enfoque. Cartridge People ofrece una amplia selección de tóners compatibles premium de KMP, los cuales pueden brindar resultados extraordinarios y ahorros excepcionales para las empresas.

Incluso se incluye una garantía completa del fabricante alemán, que enviaría un ingeniero para reparar su impresora en el improbable caso de que surja algún problema causado por el cartucho. Además, se proporcionaría una máquina de reemplazo en caso de que sea necesario retirar la máquina defectuosa. Es esta garantía la que desmonta el argumento de necesitar un MPS en caso de que ocurra algún inconveniente con la impresora y se requiera asistencia técnica.

Compre ahora, ahorre más tarde

Convencer a empresas, ayuntamientos e incluso escuelas de que prescindan de un MPS es un desafío. Esta práctica se ha arraigado y requiere un cambio significativo. Aún más difícil es persuadir a un gerente de oficina de que invierta en una impresora láser y la compre directamente.

Muchos contratos de MPS se basan en el alquiler de la máquina, por lo que comprar una impresora sería costoso. Sin embargo, este costo puede considerarse como una inversión a largo plazo cuando se observan los ahorros que se pueden obtener en consumibles. Además, el mantenimiento se puede cubrir mediante la selección de productos KMP, que incluso se pueden entregar al día siguiente.

Sé que es un desafío equilibrar los gastos en una oficina ocupada, y la impresión desempeña un papel importante en eso. No obstante, asumir el control y dedicar tiempo a considerar la mejor manera de ahorrar a lo largo del tiempo definitivamente vale la pena cuando se debate sobre el próximo contrato con un MPS. Sugiero que es importante tener un control sobre los gastos y administrar cuidadosamente los gastos de impresión en lugar de optar por la «opción fácil» de un servicio de impresión gestionado, sin tener claridad sobre el dinero que potencialmente se desperdicia.

Renting de impresoras frente a su compra

¿Estás pensando en adquirir una impresora para tu negocio o tu hogar? Antes de tomar una decisión, debes considerar las ventajas de alquilar una impresora frente a comprarla. Al alquilar una impresora, puedes ahorrar dinero, tiempo y espacio, además de disfrutar de otros beneficios que te explicamos a continuación.

renting impresoras — Renting de impresoras

Ahorro de dinero: Al alquilar una impresora, no tienes que hacer una gran inversión inicial ni preocuparte por el mantenimiento o la reparación. Además, puedes deducir el alquiler como un gasto en tu declaración de impuestos y ahorrar en el consumo de energía y tinta.
Ahorro de tiempo: Al alquilar una impresora, no tienes que perder tiempo buscando el modelo más adecuado para tus necesidades ni instalando o configurando el equipo. Tampoco tienes que ocuparte de actualizar el software o los drivers ni de resolver los problemas técnicos que puedan surgir. El servicio de alquiler se encarga de todo eso por ti y te ofrece asistencia técnica y atención al cliente las 24 horas del día.
Ahorro de espacio: Al alquilar una impresora, no tienes que destinar un espacio fijo en tu oficina o en tu casa para colocarla. Puedes elegir el tamaño y el tipo de impresora que más te convenga y cambiarla cuando quieras. Además, puedes devolverla cuando ya no la necesites y liberar espacio para otras cosas.
Otros beneficios: Al alquilar una impresora, puedes acceder a las últimas tecnologías y funcionalidades del mercado sin tener que comprar un equipo nuevo cada poco tiempo. También puedes adaptar el alquiler a tus necesidades y preferencias, eligiendo la duración del contrato, la frecuencia de pago, el número de copias o impresiones incluidas, etc. Y lo mejor de todo, puedes disfrutar de la comodidad y la flexibilidad de tener una impresora siempre disponible y operativa sin tener que preocuparte por nada más.

Como ves, alquilar una impresora frente a comprarla tiene muchas ventajas que pueden beneficiarte tanto a nivel personal como profesional. Si la miras desde este prisma. Pero puede no ser lo mejor o lo más eficiente para tu empresa. La elección de la dicotomía del renting o compra depende mucho de en que se esté poniendo la atención por parte de los gestores de la empresa.

Pros y contras del Renting o alquiler de impresoras

✅ Pros de un MPS (Servicio de Impresión Gestionado):

Ahorro de costos a corto plazo: Al optar por un MPS, se evita el costo inicial de adquirir una impresora, ya que la máquina se alquila o se incluye en el contrato de servicio. Esto puede ser beneficioso para empresas o instituciones con presupuestos limitados.
Mantenimiento y soporte técnico: Un MPS se encarga del mantenimiento regular de las impresoras, incluyendo reparaciones y suministro de consumibles. Esto libera a los usuarios de la responsabilidad de gestionar estos aspectos y asegura un funcionamiento óptimo de los equipos.
Simplificación de la gestión: Al contar con un proveedor de MPS, se centraliza la administración de las impresoras y los consumibles. Esto puede reducir la carga de trabajo administrativo y permitir a los empleados enfocarse en otras tareas.
Acceso a tecnología actualizada: Los MPS suelen ofrecer equipos de impresión de última generación, lo que permite a las empresas beneficiarse de avances tecnológicos sin incurrir en gastos adicionales.

⛔ Contras del MPS (Servicio de Impresión Gestionado):

Dependencia del proveedor: Al optar por un MPS, te vuelves dependiente del proveedor para el suministro de consumibles, mantenimiento y reparaciones. Esto implica confiar en la disponibilidad y calidad de los servicios ofrecidos por el proveedor.
Costo recurrente: Un MPS implica pagos regulares, ya sea a través de tarifas de alquiler de la impresora o contratos de servicio. Estos costos recurrentes pueden acumularse con el tiempo y representar una carga financiera continua.
Limitaciones en la elección de consumibles: Al utilizar un MPS, es posible que estés limitado a utilizar consumibles específicos recomendados o proporcionados por el proveedor. Esto puede restringir tu libertad de elección y aumentar los cotes si los consumibles ofrecidos por el proveedor son más caros que las alternativas del mercado.
Menor control sobre la administración: Al confiar en un MPS, cedes parte del control sobre la administración de las impresoras y el mantenimiento a un proveedor externo. Esto puede resultar en una menor flexibilidad y adaptabilidad a medida que tus necesidades cambien con el tiempo.

Pros y contras de comprar TU propia impresora

✅ Pros de comprar tu propia impresora:

Propiedad y control total: Al adquirir tu propia impresora, tienes plena propiedad y control sobre el equipo. Puedes utilizarla según tus necesidades específicas y personalizarla de acuerdo a tus preferencias.
Flexibilidad en la elección: Al comprar tu propia impresora, puedes elegir entre una amplia variedad de modelos y marcas disponibles en el mercado. Esto te permite seleccionar una impresora que se ajuste exactamente a tus requisitos y preferencias de calidad y rendimiento.
Ahorro a largo plazo: Aunque la compra inicial de la impresora puede ser costosa, a largo plazo, puede resultar más económico que un MPS. No tendrás que pagar tarifas recurrentes de alquiler o contratos de servicio, lo que puede generar ahorros significativos a lo largo del tiempo.
Libertad de elección de consumibles: Al tener tu propia impresora, puedes elegir entre una variedad más amplia de consumibles, incluyendo opciones de tinta o tóner compatibles y de terceros. Esto puede ofrecer alternativas más económicas en comparación con los consumibles originales.

⛔ Contras de comprar tu propia impresora:

Costo inicial: Adquirir una impresora propia implica un desembolso económico inicial, que puede ser considerable dependiendo del modelo y las características requeridas.
Responsabilidad del mantenimiento: Al comprar una impresora, el usuario asume la responsabilidad de mantenerla en buen estado, lo que implica la adquisición de consumibles y la gestión de reparaciones y mantenimiento.
Actualización tecnológica: Si se elige comprar una impresora, es posible que haya que asumir el costo de reemplazarla en el futuro para mantenerse al día con los avances tecnológicos.
Gestión de suministros: Al comprar una impresora, también se debe administrar la adquisición de consumibles, como cartuchos de tinta o tóner, lo que puede generar una carga administrativa adicional.

Es importante tener en cuenta que la elección entre un MPS y la compra de una impresora propia depende de las necesidades y recursos de cada empresa o institución. Cada enfoque tiene sus ventajas y desventajas, y es necesario evaluar cuidadosamente cuál opción se adapta mejor a las circunstancias particulares.

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Manuel Garrido

Comercial en QueCartucho

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