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11. Cómo elegir la mejor impresora para tu empresa

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11. Cómo elegir la mejor impresora para tu empresa
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Elegir impresora no es precisamente como ir a la frutería y coger un kilo de naranjas. La variedad de marcas, modelos, prestaciones, funciones, precios… de las impresoras que hay en el mercado pueden hacerte creer que escoger una buena impresora para tu empresa sea más difícil que subir al Everest.

Pero no te preocupes. En Quecartucho de alpinismo no sabemos, pero de impresoras… somos unos expertos.

Por eso venimos dispuestos a echarte un capote con unos cuantos consejos para elegir la mejor impresora para tu empresa.

En realidad, es tan sencillo como responder a unas preguntas que te irán orientando sobre qué impresora necesitas para cubrir las necesidades del día a día en tu negocio u oficina.

¡Vamos allá!

Elegir la mejor impresora para tu empresa
Elegir la mejor impresora para tu empresa

#1 ¿Cómo es tu negocio?

Ya, parece que la pregunta no tiene nada que ver con elegir una impresora, pero de hecho es la más importante.

Piensa, ¿qué características tiene tu empresa?

¿Eres tú solo/a o sois varias personas trabajando? ¿Todos vais a tener el acceso a la misma impresora?

Además de imprimir ¿te iría bien poder escanear y enviar documentos por correo electrónico directamente desde la impresora?

¿A qué se dedica tu empresa? No es lo mismo tener un despacho de arquitectura, en el que vas a necesitar imprimir planos en A3 con mucha calidad, que ofrecer servicios de marketing digital y solo tener que imprimir algún documento interno.

¿Tienes espacio para colocar una impresora multifunción o necesitas algo más compacto que te quepa en la mesita del despacho?

Responder a estas preguntas va a ser un primer filtro y te va a ayudar a definir una lista de características que debe cumplir la impresora perfecta para tu empresa.

Por ejemplo: necesito una impresora multifunción que pueda imprimir con calidad a todo color, que sea rápida, y además no me preocupa el tamaño porque tengo espacio donde colocarla.

No es lo mismo que: solo tengo que imprimir alguna factura para mi contabilidad interna y además no tengo mucho sitio, así que una impresora pequeña y sencilla que imprima en negro me basta.

¿Ves la diferencia? 👆

#2 ¿Negro o colores?

Si vas a imprimir algún documento de vez en cuando, porque todo lo demás lo haces online, puede ser un sinsentido (por no decir una tontería) gastarte más dinero en comprar una impresora con cartuchos a color. Con una que solo tenga cartucho negro tendrás de sobra.

impresora para imprimir en blanco y negro en la empresa

Si, por el contrario, necesitas imprimir presupuestos vistosos, informes, o documentos que contengan fotografías, por supuesto deberías elegir una impresora a color.

Si vas a imprimir alguna cosa a color y mucho en negro plantéate, si tienes espacio, dos impresoras, una láser monocromo para imprimir barato todo lo negro y una multifunción a color, es el combo perfecto y suele ser una opción muy interesante.

impresora de tanque de tin

#3 ¿Y la calidad?

Si tienes que imprimir documentos para tu uso interno, puede que la calidad de la impresión no te importe demasiado. Con que se lea, es suficiente.

Pero si debes presentar trabajos para tus clientes, por ejemplo, vas a querer que todo se vea impoluto, sin rayas, sin puntitos, con negros profundos, colores vivos y una buena nitidez.

impresora para imprimir en color

#4 ¿Solo quieres imprimir?

Y ahora nos dirás: sí, claro, a no ser que haya alguna impresora que también haga la cena. No nos referimos a eso (aunque el día que saquen una que lo haga, vamos a ser los primeros en comprarla).

Como te decíamos al principio, puede que necesites escanear documentos e incluso tener la posibilidad de enviarlos por email sin pasar por el ordenador (es una opción súper cómoda, créenos).

Por eso es importante que tengas claro si debes elegir para tu empresa una impresora que solo haga eso: imprimir, o una impresora multifunción para escanear, hacer fotocopias, etc.

Elegir la impresora adecuada para mi empresa impresora solo para imprimir

#5 ¿Vas a imprimir mucho?

Es muy importante que tengas en cuenta la cantidad de hojas que vas a imprimir a diario como media.

¿Por qué? Porque cada impresora está diseñada para una capacidad específica de hojas al mes. Es decir: hay impresoras que pueden sacar 1000 hojas al mes, mientras otras pueden sacar 10.000.

¿Eso quiere decir que cuando la impresora llega a la hoja nº 1000 se para? No, pero forzarla habitualmente a imprimir por encima de su capacidad acabará haciendo que se averíe.

Por otro lado, gastarte un pastizal en una impresora que saque miles y miles de páginas al mes, cuando tú vas a imprimir de tanto en tanto, es tirar el dinero.

impresora para imprimir muchas paginas en la empresa

#6 ¿Qué presupuesto te puedes gastar en tinta y consumibles?

¿Verdad que no es lo mismo echarle gasolina ni mantener un scooter que un Ferrari? Pues con una impresora pasa algo similar.

Pero ojo, no significa que comprar una impresora barata te vaya a salir barato: si compras una impresora barata y necesitas imprimir mucha cantidad de hojas al día, al final acabarás necesitando cartuchos cada dos por tres y a la larga te saldrá más caro.

La idea es valorar la opción que menor coste por hoja te suponga. Por suerte, en las webs de los fabricantes indican el precio por hoja de cada modelo. Así puedes hacerte una idea de la opción más ajustada a tu presupuesto.

En nuestro blog puedes ver el precio por copia de consumible compatible y del original, además de la review completa con nuestra valoración personal.

Por otro lado, debes tener presente que no solo de cartuchos vive una impresora. En las láser, por ejemplo, deberás sustituir de tanto en cuanto elementos como el tambor láser.

#7 ¿Cómo andas de prisa?

¿Puedes esperar tranquilamente a que la impresora vaya sacando las hojas, o necesitas ese informe para ayer?

Puede parecer una tontería, pero una impresora lenta puede sacarte por completo de tus casillas.

Por eso es importante que valores la velocidad de impresión. En las webs de los fabricantes podrás consultar la cantidad de páginas por minuto que imprime cada modelo para poder elegir la que tenga la rapidez adecuada para tu empresa.

#8 ¿Necesitas algunos extras como WiFi o conectividad al móvil?

Si, por ejemplo, sois varios en la oficina quienes vais a usar la misma impresora, puede ser buena idea que esta tenga conexión WiFi. De este modo la podrás configurar en red sin necesidad de cables.

¿Y qué tal poder imprimir desde el smartphone o la tablet? Te conectas, le das al botón e imprimes. Es una opción muy útil para imprimir documentos o fotos que no tienes en el PC.

Cuando hayas respondido a estas preguntas, tendrás una especie de “retrato robot” de la impresora perfecta para tu empresa.

Por último, te dejamos una mini guía con las características principales de las impresoras láser e inyección de tinta, para facilitarte todavía más la elección correcta.

Impresoras de inyección de tinta vs láser

Las impresoras de inyección de tinta abarcan una gama que va desde los modelos más sencillos hasta los más completos.

mejores impresoras de tinta para la empresa

A tener en cuenta:

  • Su velocidad de impresión es menor que la de las impresoras láser. Así que si necesitas imprimir muchas hojas a toda mecha, no será tu mejor opción.
  • Bien configurada, una impresora de inyección de tinta te ofrece una calidad de impresión impecable sobre diversos tipos de papel.
  • La capacidad de los cartuchos, aunque es buena (sobre todo en aquellos modelos que pueden llevar cartuchos XL), no es tan alta como la de un tóner láser. Así que tendrás que reponerlos más a menudo.
  • Puedes encontrar impresoras de tinta continua, otras con tanques de tinta recargable y muchos avances que hacen que una impresora de inyección sea mucho más eficiente y sostenible de lo que era hace unos años.
  • Y por supuesto, existen modelos multifunción de inyección de tinta.

En nuestra opinión, las impresoras de inyección de tinta son una opción perfecta para empresas donde se imprima de forma eventual y se deban controlar los costes, y darán excelentes resultados sean cuales sean los requerimientos de calidad.

Por su parte, si algo caracteriza a las impresoras láser es su rapidez y la cantidad de copias que son capaces de imprimir.

mejores impresoras laser para la empresa

Sus características clave:

  • Ofrecen una muy buena calidad de impresión, los textos son más nítidos y se leen bien.
  • Imprimen muy rápido.
  • Las copias aguantan muy bien el paso del tiempo y la luz del sol.
  • Tienen un gran rendimiento y vida útil, por lo que, aunque su coste de adquisición sea algo mayor que el de las impresoras de inyección de tinta, si en tu empresa tiene una gran demanda de impresiones te va a salir a cuenta la inversión.
  • Consumen más energía que las impresoras de inyección de tinta.
  • Sus consumibles son algo más caros (tóner, tambor…), pero más baratos en el precio por copia.

Las impresoras láser son ideales si sois varios trabajadores en tu empresa quienes la vais a utilizar, y/o si necesitáis muchas copias, muy rápido y con buena calidad de texto.


Ahora ya tienes la guía completa para elegir la mejor impresora para tu empresa.

Y por los consumibles no te preocupes, que de eso nos encargamos nosotros. En nuestra tienda online vas a encontrar cartuchos para todas las marcas y modelos de impresora que conozcas y hasta para los que no conoces. Todos 100% compatibles, a unos precios amigos de las pequeñas empresas y con entrega ultrarrápida para que no sea la tinta la que entorpezca tu día a día. Y por supuesto, si tienes dudas, nos encantará poder ayudarte.

Soy Manuel Garrido y puedes contactar conmigo para cualquier duda que tengas.

¡Visítanos!

Manuel Garrido

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