Servicios Gestionados de Impresión o MPS

Derroche de recursos de impresión en la oficina

Estamos en una época en la que quizá tengamos que apretar un poco más el cinturón en nuestro negocio y en la que revisar todos los gastos que se producen en la oficina para intentar ahorrar costes.

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Uno de los principales gastos en una oficina es el derivado de la impresión. Cartuchos, tóner, impresoras, papel y electricidad son los factores de coste en los que hay que pensar antes de imprimir un documento; sobre todo cuando las estadísticas no son muy favorecedoras: según estimaciones de Xerox cada documento se imprime entre 9 y 11 veces y el 7% de las impresiones nunca se llegan a recoger de la impresora.

Los Servicios Gestionados de Impresión ¿qué son?

Los Servicios Gestionados de Impresión son sistemas de gestión de los recursos de impresión que buscan los siguientes objetivos:

– Ahorrar costes

– Aumentar la productividad

– Automatizar y simplificar procesos

– Aumentar la seguridad

– Reducir el impacto ambiental

Diversas empresas y las propias compañías especializadas en impresión ofrecen estos Servicios Gestionados de Impresión, también llamados MPS por sus siglas en inglés (Managed Print Services).

El trabajo comienza con el análisis de la situación actual, el sistema de trabajo en la empresa y los gastos derivados. Se tendrán en cuenta múltiples factores como el número de páginas impresas en un tiempo determinado, las impresiones que son recurrentes, el tiempo dedicado a realizarlas, el coste que supone, etc.

Una vez realizado el análisis se procederá a la implantación de los cambios necesarios para optimizar el proceso de impresión en la empresa, algo que pasará por posibles modificaciones en el espacio de trabajo (eliminación de algún dispositivo, cambios de ubicación, etc.) y por cambios de hábitos que precisarán de la adecuada educación de los empleados tanto para concienciar sobre aspectos básicos de ahorro, como la impresión por las dos caras del papel en documentos que así lo permitan y no olvidar hojas impresas -si esto sucede es porque muy probablemente ese documento no era necesario en papel 😉 -.

Con software adecuado para este servicio, se ayudará a los trabajadores a discernir qué documentos son realmente necesarios sobre papel y a crear repositorios únicos para los informes que hayan de ser compartidos tanto de forma impresa como digital para evitar duplicidades innecesarias. También se optimizará la impresión ajustando la calidad de la misma según a qué esté destinada. Si es posible también se eliminarán impresoras para el ahorro tanto de cartuchos o tóner como de energía, reduciendo así el impacto ambiental además de costes.

Asimismo se favorecerá la conectividad y movilidad con software que permita la impresión desde distintos dispositivos como smartphones o tabletas electrónicas, un aspecto importante hoy en día cuando estas herramientas están cada vez más integradas en la labor profesional.

La utilización de Servicios Gestionados de Impresión es cada vez mayor tanto por grandes empresas como por PYMES.

En próximos artículos os hablaremos de las características de los tóner MPS que ofrecen las principales marcas como Xerox, HP, Samsung, etc.

Y recordamos que si vuestro objetivo es el ahorro sin renunciar a la calidad, nuestros cartuchos y tóner lowcost son vuestra mejor opción 😉 .

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Manuel Garrido

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